Включение и настройка функции автоответа в Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010, 2013, 2016

Работа на компьютере
Содержание
  1. Как включить функцию автоответа в Outlook 2010, 2013, 2016
  2. Обновление параметра «Автоответы» в мобильном приложении Outlook
  3. Включение функции автоответа в Outlook 2007
  4. В Web-версии Outlook
  5. Отключаем функцию автоматического ответа
  6. В профиле с учетной записью
  7. Назначение функции
  8. Автоматические ответы для учетных записей Microsoft Exchange
  9. Зачем беспокоиться об отсутствии сообщения?
  10. Создание правила автоматического ответа об отсутствии на работе
  11. Быстрая настройки
  12. Примеры автоответов на время отпуска
  13. Создайте шаблон автоматического ответа по электронной почте
  14. Устранение неполадок Нет параметра «Автоответы»
  15. Как включить и отключить автоматические ответы для учетных записей электронной почты IMAP и POP
  16. Добавление пункта «Автоответы»
  17. Создание правила
  18. Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе
  19. Версия 2О16-2О1О. Способ 1
  20. Версия 2О16-2О1О. Способ 2
  21. Версия 2ОО7
  22. Без учётной записи Exchange
  23. Включение
  24. Отключение
  25. Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:
  26. Как отключить функцию автоответа в Outlook?
  27. Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
  28. Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007
  29. Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016
  30. Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003
  31. Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016
  32. Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013
  33. Как настроить автоматический ответ на айфоне?
  34. Как автоматически ответить определенному отправителю (адресу электронной почты) в Outlook?
  35. Автоматический ответ конкретному отправителю с помощью правила в Outlook
  36. Демонстрация: автоматический ответ определенному отправителю с помощью правила в Outlook
  37. Как настроить автоответ в Outlook с телефона iOS?
  38. Как настроить автоответ в Outlook на разных версиях
  39. 2007
  40. 2010
  41. Инструменты автоответчика Outlook и надстройки

Как включить функцию автоответа в Outlook 2010, 2013, 2016

  1. Нажмите на вкладку «Файл» и выберите раздел «Подробности».
  2. В появившемся списке вы найдете пункт «Автоответчик (не в офисе)».
  3. При нажатии на название функции перед вами появится диалоговое окно, в котором необходимо активировать пункт «Отправить автоответ», поставив галочку напротив него.
  4. Затем у вас есть возможность указать конкретный период времени, в течение которого функция должна работать. Для этого активируйте пункт «Отправлять только в следующем периоде», поставив галочку, и введите значения параметров «Время начала» и «Время окончания». Если вы не поставите галочку напротив этого пункта, функция будет активна до тех пор, пока вы не отключите ее вручную.
  5. Затем у вас есть возможность ввести текст сообщений, которые будут отправлены внутри организации и за ее пределами. Для этого заполните соответствующие поля. Нажмите кнопку «ОК», чтобы завершить настройку.

Обновление параметра «Автоответы» в мобильном приложении Outlook

Du kan oppdatere automatiske svar på mobilenheten din. Параметр автоответчика можно обновить в Outlook для iOS или Outlook для Android. Нажмите здесь, чтобы получить приложение и управлять автоматическими ответами на ходу.

Включение функции автоответа в Outlook 2007

Как было сказано ранее, в версиях почтового клиента до 2010 года функция автоответчика называлась «Заместитель». Чтобы активировать его, следуйте инструкциям ниже.

  1. Войдите в меню «Сервис» и из появившегося списка выберите «Супервизор».
  2. В диалоговом окне активируйте пункт «Автоматические ответы (нет на месте)», поставив галочку напротив названия.
  3. При этом все шаги аналогичны настройкам в версиях Outlook 2010 и выше.

В Web-версии Outlook

Сначала войдите в систему (под своей обычной учетной записью Microsoft), используя ссылку https://outlook.live.com/mail/#/inbox. Далее, как включить автоответчик в Outlook 2010 и других версиях:

  1. в правом верхнем углу панели инструментов нажмите «Настройки» (кнопка «Шестеренка”).
  2. Нажмите «Показать все параметры Outlook» (внизу открывшегося меню).
  3. Перейдите на вкладку «Почта» и нажмите «Автоматические ответы” .
  4. Переместите ползунок рядом со строкой «Включить автоматические ответы» вправо.
  5. Выполните необходимые настройки (описание в таблице ниже).
  6. Введите текст для автоматического ответа в специальное поле.
  7. Нажмите «Сохранить” .

Как настроить автоответчики в Outlook, пояснения к веб-версии:

Название кнопки Для чего это/что будет если нажать
Отправляйте ответы в течение указанного периода времени. Вы можете установить период времени для отправки автоматических ответов. Начало — любая дата, с сегодняшнего дня, окончание — любое, без ограничений.
Деактивировать календарь на этот период. Вы не будете получать уведомления из встроенного календаря в Outlook.
Автоматически отклонять новые приглашения на мероприятия, поступающие в течение этого периода. Отправители приглашений получат соответствующее уведомление.
Отклонить и отменить мои встречи в течение этого периода Участники получат уведомление.
Отправлять ответы только контактам Только люди из вашего списка контактов Outlook будут получать автоматические ответы. *

Отключаем функцию автоматического ответа

Если вам больше не нужно использовать автоответчик, вы можете отключить его. Отключить его можно двумя способами, выбор зависит от того, как вы его подключили — с учетной записью Exchange или нет.

В профиле с учетной записью

  1. откройте в меню раздел «Файл».Autosvar i outlook
    Перейдите на вкладку «Файл
  2. Переходим к функции «Управление оповещениями и правилами».Autosvar i outlook
    Нажмите на функцию «Правила и оповещения»
  3. В открывшемся окне вы увидите все созданные ранее правила. Из опции, которую вы хотите отключить, просто удалите палочку.Autosvar i outlook
    Снимите флажок с опции, которую хотите отключить, нажмите «ОК»

Назначение функции

Как только эта функция будет включена и настроена, вы сможете сразу же отправлять сообщения в ответ на входящие сообщения. Это упрощает работу многих сервисов, чтобы пользователи могли ориентироваться в момент оценки приложений и тому подобных вещей. Кроме того, создается ощущение, что компания действительно заинтересована в общении с клиентом/партнером. Автоответчики в Outlook чаще всего используются:

  1. Сервисные центры. Иногда с помощью сложных скриптов также предоставляется информация о примерном времени подачи заявки (в странах СНГ она не используется, что является особенностью некоторых крупных западных фирм).
  2. Контакт-центры, где важно проявлять уважение к пользователю. В их случае такой ответ часто включает в себя благодарность за обращение.
  3. Службы поддержки (особенно в онлайн-играх). Здесь вы можете указать условия обработки заявки или отправить данные о недостающих полях в заявке (встречается в Zenimax и Blizzard).
  4. На время отпуска. Включается, чтобы уведомить коллег/клиентов о том, что они в данный момент недоступны. Используется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Вы можете найти другое применение этой функции, или использовать ее просто для развлечения — выбор зависит от задачи.

Автоматические ответы для учетных записей Microsoft Exchange

Если ваша учетная запись электронной почты является учетной записью Microsoft Exchange (вы можете настроить учетную запись Outlook.com в качестве учетной записи Exchange в Outlook), вы можете настроить автоответчик вне офиса непосредственно на сервере. Выполните следующие действия для Outlook 2019, 2016 и Outlook для Office 365.

  1. Выберите «Файл» > «Информация» .
  2. Выберите Автоматические ответы .

    Informasjonsskjerm for Outlook 2016 med automatiske svar valgt

  3. Выберите Отправлять автоматические ответы. Напишите сообщение автоматического ответа в текстовом поле.

    Чтобы отключить автоматические ответы, перейдите в диалоговое окно «Автоматические ответы» и выберите «Не отправлять автоматические ответы». Автоматические ответы больше не отправляются.

  4. Необязательно: введите, как долго вы хотите, чтобы автоматический ответ был активен. Установите флажок Отправить только в течение этого периода времени. Затем установите время начала и время окончания. Только сообщения, полученные в пределах этого диапазона, получат автоматический ответ.
  5. Если вы работаете в компании или организации, у вас может быть несколько вариантов автоматических ответов:
    • В моей организации: это сообщение отправляется сообщениям, полученным от других сотрудников той же компании или организации, что и вы.
    • За пределами моей организации: сообщение отправляется людям за пределами вашей организации. Установите флажок Автоответ людям за пределами моей организации .

    Существуют риски безопасности, связанные с автоматическими ответами.

  6. Выберите ОК .

Зачем беспокоиться об отсутствии сообщения?

создание уведомления об отсутствии на работе может не обрадовать вашего начальника, но, по крайней мере, позволит всем членам вашего рабочего сообщества и посторонним попытаться связаться с вами для связи. Так почему же важно настроить уведомление об отсутствии? Ну на самом деле причин несколько:

Читайте также: Сокет FM2 и FM2+: какие процессоры подходят, список таблицей

Хорошие манеры позволяют коллегам, менеджерам и клиентам, с которыми вы не разговариваете в течение определенного времени. Это особенно актуально, если вы находитесь в отпуске более двух дней.

Это профессионально. Если кому-то нужна ваша помощь в чем-то или у клиента есть запрос, то это помогает им сообщить, что вас не будет рядом в течение определенного периода времени. Они знают, что им нужно подождать, пока вы вернетесь, иначе они могут обратиться к кому-то другому. Оба помогают компании и вам.

Он просит людей не беспокоить вас. Если вы отправите сообщение об отсутствии на работе, люди узнают, что вы в отпуске, занимаетесь личным делом или что-то еще. После этого они с меньшей вероятностью будут звонить или писать вам.

Это дает вашему боссу меньше поводов для жалоб. Если вы работаете на требовательного начальника и хотите отступить, вы встретите сопротивление. Но если вы играете в игру и ведете себя как профессионал, они мало что могут сделать с точки зрения дисциплины.

Если есть одна вещь, которая важна, когда дело доходит до работы, так это убедиться, что вы всегда представляете себя как профессионала в самом высоком смысле.

Создание правила автоматического ответа об отсутствии на работе

Следующим шагом для учетных записей электронной почты IMAP или POP является настройка правила Outlook. Это правило отправит ответ, используя шаблон, который вы создали в предыдущем разделе.

  1. Выберите «Файл» > «Информация» .

    Outlook 2016-kontoinformasjonsskjerm

  2. Выберите «Управление правилами и оповещениями» .

    Outlook 2016 har Administrer regler og varsler-knappen valgt

  3. Выберите вкладку Правила электронной почты ».

    Outlook 2016 E-postregler-fanen valgt

  4. В разделе Применить изменения к этой папке выберите учетную запись электронной почты, для которой вы создаете автоматический ответ.

    Позже у вас будет возможность применить новое правило ко всем учетным записям.

  5. Выберите Новое правило .

    Ny regel-knapp i Outlook 2016

  6. В разделе Начать с пустым правилом выберите Применить правило к полученным сообщениям .

    Tom regeldel i Outlook 2016 med

  7. Выберите Далее .
  8. В шаге 1: выберите условия, отметьте «Где мое имя в поле «Кому» .

    Правило автоматического ответа отвечает на все входящие электронные письма, если все условия сняты.

    Outlook 2016 Rules Wizard Trinn 1

  9. Выберите Далее .
  10. На шаге 1: выберите действия выберите ответ, используя определенный шаблон .

    Outlook 2016-regelveiviseren

  11. На шаге 2: Изменить описание правила (нажмите на подчеркнутое значение) выберите ссылку на конкретный шаблон .

    Outlook 2016 Rules Wizard-vindu med

  12. Выберите стрелку раскрывающегося списка «Искать в», а затем выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе» .

    Outlook 2016 Velg svarmalvindu med

  13. Выделите созданный вами шаблон.

    Outlook 2016 Velg svarmal-vindu med ikke-på-kontoret-mal valgt

  14. Выберите Открыть .
  15. В диалоговом окне мастера правил выберите «Далее» .
  16. На шаге 1: выберите исключение(я) выберите исключение, если оно является автоматическим ответом .

    Outlook 2016-regelveiviseren

  17. Выберите Далее .
  18. На шаге 1: введите имя для этого правила введите имя для правила автоответчика.
  19. На шаге 2: Настройка параметров правила установите флажок Включить это правило, если вы хотите включить автоответчик. Если вы не хотите, чтобы автоматический ответ был активен сейчас, снимите флажок.

    Если у вас есть несколько учетных записей электронной почты, в которых вы хотите использовать этот автоответчик, установите флажок Создать это правило для всех учетных записей .

  20. Выберите Готово .
  21. Нажмите кнопку ОК в диалоговом окне «Правила и предупреждения» .

Outlook отправляет автоматический ответ на адрес каждого письма, полученного один раз за сеанс; второй автоматический ответ отправляется после закрытия и повторного открытия Outlook.

Быстрая настройки

Самый простой способ быстро настроить нужное уведомление — через функцию автоматического ответа. Этот метод работает во всех версиях менеджера информации, но доступен только пользователям с учетными записями Microsoft Exchange. Вы должны сделать следующее:

  1. Включите почтовый клиент и нажмите кнопку с файлами, которая находится в левом верхнем углу.
  2. Перейдите в раздел информации, а затем нажмите на вторую строку, где указаны автоматические ответы. 1
  3. Нажмите кнопку, чтобы отправить свои ответы.
  4. Введите дату начала и окончания рассылки, затем поставьте галочку напротив строки с разрешением на отправку этих писем.
  5. Прописать несколько вариантов сообщений: один для распространения в компании (не такой формальный), а другой для клиентов, составленный по всем правилам этикета.
  6. Чтобы избежать лишних вопросов, следует указать время отпуска или предполагаемый период больничного.
  7. Нажмите кнопку подтверждения, чтобы изменения вступили в силу.

Важно! Если пользователь не укажет дату, отгрузка начнется сразу после получения разрешения.

Когда человек знает, что будет отсутствовать длительное время, автоответчик не только предупреждает об этом собеседников, но и предоставляет экстренные контакты (другой сотрудник или компетентное лицо), с которыми свяжутся при возникновении проблемы.

См также: Как установить сертификат персональной электронной подписи

Примеры автоответов на время отпуска

Примерная схема автоматической реакции на отсутствие (отпуск) выглядит так:

  • Привет
  • Уведомление об отсутствии на рабочем месте + даты в формате «с . по … “.
  • Указание причины отсутствия — по желанию и ситуации.
  • Контактная информация лица, которое заменяет вас полностью или частично. Или контактные данные нескольких человек, которые указывают, с кем следует связаться и в каком случае.

Создайте шаблон автоматического ответа по электронной почте

Чтобы настроить автоматические ответы в Outlook для учетной записи электронной почты IMAP или POP (для Exchange см ниже), используйте функцию правил Outlook. Начните с создания шаблона электронной почты автоответчика для отправки получателям, пока вас нет.

  1. Выберите Новый адрес электронной почты .

    Ny e-post i Outlook

  2. Введите тему сообщения и текст сообщения, сообщающий получателю, что вы недоступны.

    Сообщите получателям, когда они могут ожидать личного ответа от вас, и помните о том, сколько информации вы раскрываете в своем автоответе, поскольку раскрытие слишком большого количества информации может быть рискованным .

  3. Когда вы закончите писать сообщение автоответчика, выберите «Файл.

    Fil-menyen i Outlook

  4. Выберите Сохранить как .

    Lagre som-alternativet i dialogboksen Outlook-fil

  5. Выберите стрелку раскрывающегося списка Тип файла и выберите Шаблон Outlook» .

    Outlook-malfiltype i Outlook

  6. Outlook по умолчанию использует тему шаблона в качестве имени в текстовом поле Имя файла. Измените это на то, что вы хотите, чтобы вы знали, что это шаблон вне офиса.
  7. Выберите Сохранить .

    Lagre i maler for Outlook-knappen

  8. Закройте окно сообщения.

Устранение неполадок Нет параметра «Автоответы»

Если вы не видите параметр «Автоматические ответы» в меню «Файл», возможно, вы используете Gmail, Yahoo или другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает автоматические ответы в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, но для этого должен быть постоянно запущен Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см в разделе Использование правил для ответа на сообщения.

Как включить и отключить автоматические ответы для учетных записей электронной почты IMAP и POP

Для учетных записей электронной почты IMAP и POP включите автоматический ответ, когда он вам понадобится. Перейдите в «Файл» > «Управление правилами и оповещениями» > «Правила электронной почты», установите флажок рядом с правилом автоматического ответа и нажмите «ОК» .

Чтобы отключить респондента, снимите флажок и выберите OK .

Добавление пункта «Автоответы»

В любой версии Outlook можно прикрепить отдельную версию «автоответчика», для этого необходимо выполнить следующие действия:

  1. открыть файл»
  2. Перейдите в настройки».Gå inn i innstillinger
  3. Выберите «Настроить ленту».
  4. В удобном месте «Создайте группу» и переименуйте ее при необходимости. Это обязательный шаг, поскольку эту вкладку нельзя добавить в существующие группы.
  5. Переместите «автоответчик» в группу, созданную на шаге 4. Aktiver autosvar

Примечание! Возможно, вам не потребуется создавать группу — все зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 года требовали этого шага.

Как определить свой адрес электронной почты

Этот способ может не сработать, в таком случае нужно перейти в раздел «Создание правила».

Главная « Что такое Peel Remote и для чего он используется Предыдущий пост: Как создавать и удалять файлы или каталоги в Linux »Следующий пост:

Создание правила

Если вы не нашли в настройках кнопку, позволяющую создать автоответчик в Outlook в праздничные дни, вы можете создать специальное правило, работающее по заданным вами условиям. То есть когда тебя нет!

В прошлой статье мы рассказали вам, как удалить Яндекс.Мессенджер.

Сначала создадим сообщение. Пишем текст, добавляем тему:

  • Затем нажмите «Файл» и «Сохранить как…»;


  • Выберите тип файла — «Mal *oft»;

  • Введите имя файла и сохраните его (в папке по умолчанию или в выбранном каталоге).

Теперь перейдем к тому, как создать автоответчик на выходной через правило в Outlook:

  • Нажмите кнопку «Файл» и найдите значок «Управление правилами и оповещениями»;

  • Оставайтесь на вкладке «Правила электронной почты», здесь мы находим кнопку «Создать» на верхней панели;

  • В новом окне нажмите кнопку «Применить правила к сообщениям, которые я получаю»;

  • Нажмите «Далее» и пропустите поля «Шаг 1» и «Шаг 2», эта настройка позволит вам обеспечить автоответ на все без исключения входящие сообщения;

  • Во вкладке «Что нужно сделать» выберите «Ответить по шаблону»;

  • На следующей странице внизу находим подчеркнутый текст «Указанный шаблон»;

  • Теперь ищем файл, который мы сохранили ранее — не забываем, где он находится.

Дальнейшие действия просты – еще раз подтвердите выбор этого файла, при необходимости укажите исключения из списка или пропустите этот шаг. Дайте правилу имя и сохраните его!

Активируем функцию «Заместитель» без аккаунта Ехсhаngе

Когда вы вошли в систему и не используете учетную запись Exchange, вы можете использовать следующие методы для создания автоматического ответа.

Версия 2О16-2О1О. Способ 1

  1. откройте вкладку «Файл» в меню».

    Перейдите на вкладку «Файл

  2. Выберите раздел «Подробности».

    Выберите раздел «Подробнее»

  3. Из предложенных функций выберите «Автоответ».

    Выберите «Автоответ»

  4. Включаем функцию, при этом отмечая такую ​​опцию, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Поставьте галочку «Отправлять автоответчик при отсутствии»

  5. Вы также можете установить период времени, в течение которого должна работать опция автоответа, или вы можете снять флажок «Отправлять только в течение следующего периода» и удалить все временные рамки.

    Ставим галочку напротив пункта «Отправлять только в следующем периоде», задаем параметры или снимаем галочку с этого пункта и удаляем все поля

  6. При подготовке уведомления коллегам выберите пункт «Внутри организации», а для остальных — «Вне организации (Вкл.)». Затем введите текстовое сообщение для автоматического ответа. Все готово!

    Выберите вкладку «Внутри организации», введите текст сообщения

    Выберите вкладку «Вне организации (Вкл.)», введите текстовые сообщения, нажмите «Готово»

Версия 2О16-2О1О. Способ 2

  1. откройте раздел «Файл» и нажмите на автоответчик.

    Перейдите на вкладку «Файл

    Выберите «Автоответ»

  2. В появившемся окне нажмите на опцию «Женатый автоответчик». При необходимости можно ввести конкретный временной интервал. Затем нажмите «Правила».

    Выбираем функцию «Отравление автоответчика», назначаем интервал, нажимаем кнопку «Правила

  3. На экране появится окно с названием «Правила автоответа», нажмите «Добавить».

    Нажмите «Добавить»

  4. Далее необходимо поставить галочки напротив таких пунктов, как «Отправлено мне лично» и «Переслать». В поле «Кому» выберите получателя.

    Отметьте пункты «Отправить мне лично», затем «Переслать», в поле «Кому» выберите адресата

  5. После проделанных манипуляций и нажатия на кнопку подтверждения «ОК» вы получите уведомление о том, что вы не подключились к автоответчику.
  6. Нажмите кнопку «Да», и тогда «Супервизор» будет работать без подключенного автоответчика.

    Нажмите «Да»

Версия 2ОО7

  1. откройте в меню раздел «Сервис.

    откройте раздел «Сервис» в меню

  2. Находим пункт «Мэр» и нажимаем на него.

    Нажмите «Мэр»

  3. Включаем функцию, при этом отмечая такую ​​опцию, как «Отправлять автоматический ответ при отсутствии».

    Поставьте галочку «Отправлять автоответчик при отсутствии»

  4. Вы также можете установить временные рамки, в течение которых должна работать функция автоматического ответа, или вы можете снять флажок «Отправлять только в течение следующего периода» и удалить все временные рамки.

    Ставим галочку напротив пункта «Отправлять только в следующем периоде», задаем параметры или снимаем галочку с этого пункта и удаляем все поля

  5. При подготовке сообщения коллегам выберите раздел «Внутри организации», а для остальных — «Вне организации (Вкл)».

    Выберите вкладку «Внутри организации», введите текст сообщения

  6. Пишем текстовое сообщение для АКПП.

    Выберите вкладку «Вне организации (Вкл.)», введите текстовые сообщения, нажмите «Готово»

Без учётной записи Exchange

Тем, кто пользуется стандартной почтой IMAP/POP3 (т.е gmail, почта, укр, яндекс и другие почтовые сервисы), необходимо совместить функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответчика в Outlook.

Включение

Включает 2 шага: создание шаблона и настройка правила. Начнем с простого шаблона. Для этого:

  1. откройте окно программы.
  2. Выберите «Новое сообщение».
  3. Создаем обычное сообщение без указания адресата.
  4. Нажмите «Сохранить как» и выберите шаблон Outlook.

Ничего сложного, поэтому приступим к созданию правила:

  1. На вкладке «Главная» выберите «Правила».
  2. Нажмите «Создать правило».
  3. Перейдите в раздел «Дополнительно».Tilleggsseksjon
  4. Укажите на первом шаге «Адресано мне» и нажмите «Далее».Valg av alternativer
  5. О.Svarfunksjon
  6. Нажмите на «указанный шаблон» и выберите документ, который был создан ранее.
  7. Введите необходимые исключения. Важно, чтобы роботы не устраивали бесконечную переписку.Legger inn unntak
  8. Кликаем на «Готово».Handlingsbekreftelse

Отключение

Достаточно удалить правило, чтобы остановить работу. Для этого:

  1. откройте «Правила».
  2. Выберите «Управление правилами и оповещениями».Regelstyring
  3. Находим ненужное правило и снимаем с него галочку.Deaktiverer funksjoner

Чтобы включить автоответ в Outlook 2003, необходимо:

  1. Заходим в пункт меню «Сервис», далее — «Супервайзер».
  2. Нажмите на надпись «Меня сейчас нет в офисе».
  3. Введите текст в поле «Ответить каждому отправителю один раз. Текст ответа:»
  4. Нажмите «ОК».

Как отключить функцию автоответа в Outlook?

Если в процессе активации функции в настройках вы не указали временной период работы функции, она будет работать до тех пор, пока вы ее не отключите. Алгоритм закрытия одинаков для всех версий почтового клиента. Выполните шаг № 1 инструкций по активации и выберите «Я на работе» (в Outlook 2003), «Не отправлять автоматические ответы, когда меня нет на месте» (в Outlook 2007), «Не отправлять автоматические ответы» (в Outlook 2010, 2013, 2016).

Посмотреть видеоинструкцию

Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила

У пользователя Outlook есть два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

См также: кодировка текста ascii (windows 1251, cp866, koi8-r) и unicode (utf 8, 16, 32)

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых часто повторяется, отличаясь лишь некоторыми данными (буквально, парой слов или цифр). По своей сути шаблоны представляют собой сохраненные сообщения, в которые новые данные вставляются непосредственно перед отправкой.

Правила в Microsoft Outlook — это действия, которые автоматически выполняются над сообщениями на основе существующего шаблона или предопределенных условий.

Давайте рассмотрим процесс создания как шаблонов, так и правил, а также различия для разных версий Outlook.

Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007

Вряд ли кто-то еще использует этих «динозавров» мира электронной почты, но если вам посчастливилось получить рабочее место именно с таким ПО, то эта инструкция для вас.

  1. В главном окне вызовите меню «Файл». Ищем пункт «Создать», а в нем — подпункт «Сообщение электронной почты». Альтернативой таким действиям будет одновременное нажатие клавиш Ctrl+N.
    Перейти к мастеру создания сообщения
  2. Теперь нас попросят ввести текст шаблона. Например, вы готовитесь к отпуску и хотите заверить клиента, что свяжетесь с ним позже. Или ваша цель перенаправить адресата на другого сотрудника (введите контактные данные). Введите соответствующий текст для этого в поле.
    Введите соответствующий текст ситуации, которая отправляется по шаблону
  3. После ввода информации сохраните шаблон. Нажав на иконку Office в левом верхнем углу, мы вызываем меню и выбираем одноименный пункт и подпункт «Сохранить как…».
    Сохраните созданный файл
  4. Введите желаемое имя шаблона и выберите «Шаблон Outlook» в качестве типа файла в раскрывающемся меню внизу. Нажмите кнопку «Сохранить».
    Введите название шаблона и выберите тип

Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016

Алгоритм действий в более поздних версиях значительно упрощен, но при этом в настройки добавлен новый функционал.

  1. В меню «Файл» в левом верхнем углу пункта «Подробности» выберите подпункт «Автоответ».
    Выберите «Автоответ»
  2. Теперь Outlook дает нам возможность не только вводить текст автоответа, но и выбирать период, в который должен быть отправлен шаблон (если вы не используете этот элемент, автоответ необходимо отключить вручную), а также создать два разных текста автоответчика (для сотрудников и для людей вне вашей компании). При желании вы также можете ознакомиться с правилами, применимыми к этому шаблону, здесь. Выбираем «Отправить автоответчик» и указываем нужный нам период. Нажмите «ОК».
    Установите дату активности, введите текст и правила отображения

Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003

Чтобы создать правило в версиях Outlook 2003 и 2007, выполните следующие действия:

  1. В рабочей панели окна в выпадающем меню «Сервис» ищем пункт «Правила и оповещения». Мы нажимаем.
    Подраздел «Правила и уведомления»
  2. В открывшемся окне мы видим список правил, которые доступны на данный момент, а также кнопки управления. Пользователь может редактировать, копировать и удалять правило. Правило, необходимое для работы в данный момент, можно применить (кнопка в правом верхнем углу). Но пока нас интересует кнопка «Новый…». Нажимаем.
    Нажмите кнопку «Новый
  3. В «Мастере правил» находим и выбираем нужный нам шаблон. Затем щелкните гиперссылку (слова, подчеркнутые синим цветом), чтобы изменить данные. Для каждого шаблона они будут разными. Нажимаем «Далее».
    При необходимости измените параметры в нижнем окне
  4. В следующем окне настраиваем фильтры, по которым должны сортироваться письма. Как видите, условий выбора может быть несколько, и нажатие на конкретное условие настраивает его параметры.
    Установите желаемые параметры для правила
  5. В этом примере текст настроен таким образом, что буква будет выделена в тексте.
    Введите поисковый запрос
  6. Также указывается папка, в которую следует переместить письмо, соответствующее критериям.
    Результат нашей установки
  7. Нажмите «Готово» и вернитесь к списку правил. Находим в списке тот, который мы создали, нажимаем «Применить правила», а затем «ОК».
    Примените созданное правило и нажмите «ОК»

Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016

Принципиальной разницы в настройках нет. В процессе есть небольшие улучшения.

  1. Мастер настройки находится в меню «Файл» (левый верхний угол) в пункте «Управление правилами и оповещениями» в подэлементе «Правила и оповещения». Дальше все по инструкции.
    «Файл» — «Подробности» — «Администрация…»
  2. После шага 4 инструкции выше мастер настройки дает нам возможность описать исключения из правил. Вверху — выбрать исключение, внизу — указать параметры.
    Выберите тип исключения и укажите параметры
  3. В следующем окне появилась возможность дать правилу удобное имя, применить его к уже пришедшим письмам и назначить созданное правило всем аккаунтам.
    Присвойте имя и установите значки нужным параметрам
  4. Только после этого нажмите «Готово» и создайте правило.

Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013

Как настроить автоматический ответ на айфоне?

Настройте визуальный автоответчик на iPhone

  1. откройте приложение «Телефон» и перейдите на вкладку «Автоответ.».
  2. Нажмите «Настроить».
  3. Введите пароль автоответчика и нажмите «Готово».
  4. Повторно введите пароль для подтверждения и снова нажмите «Готово».
  5. Выберите «Пользовательский» или «По умолчанию». …
  6. Нажмите Сохранить».

Как автоматически ответить определенному отправителю (адресу электронной почты) в Outlook?

Как: как перенаправить электронную почту Outlook на другой адрес электронной почты — 2021

В этой статье рассказывается об автоматическом ответе на все электронные письма от определенного отправителя в Outlook.

Автоматический ответ конкретному отправителю с помощью правила в Outlook

Этот метод поможет вам создать правило для автоматического ответа определенному отправителю или адресу электронной почты в Outlook.

1. Создайте новое электронное письмо, введите тему и напишите сообщение по своему усмотрению, затем нажмите «Отправить» > «Сохранить как.

2. В открывшемся диалоговом окне «Сохранить как» введите имя нового сообщения электронной почты в поле «Имя файла», выберите «Шаблон Outlook (*.oft)» в раскрывающемся списке «Сохранить как» и нажмите кнопку «Скидка». Смотрите скриншот:

3. Закрыть письмо без сохранения.

4. Щелкните Главная > Правила > Управление правилами и оповещениями. Смотрите скриншот:

5. В открывшемся диалоговом окне «Правила и оповещения» нажмите кнопку «Новое правило». Смотрите скриншот:

6. Откроется мастер правил. Выберите Применить правило к сообщениям, которые я получаю, и нажмите кнопку Далее. Смотрите скриншот:

7. Во втором мастере правил установите флажок «От людей или общедоступной группы», а затем щелкните текст «Люди или общедоступная группа». Смотрите скриншот:

8. В открывшемся диалоговом окне «Адрес правила» введите адрес электронной почты конкретного отправителя в поле «От» и нажмите кнопку «ОК» (см снимок экрана ниже). Затем нажмите «Далее» в мастере правил.

9. Теперь вы находитесь в третьем мастере правил. Пожалуйста, проверьте ответ, используя опцию конкретного шаблона, а затем нажмите на текст конкретного шаблона. Смотрите скриншот:

10. В диалоговом окне «Выбор шаблона ответа» выберите «Пользовательские шаблоны в файловой системе» в раскрывающемся списке «Искать в», выберите шаблон сообщения, созданный на шаге 2, и нажмите кнопку «Открыть». Смотрите скриншот:

11. Нажмите «Далее», дважды нажмите кнопку, чтобы перейти к последнему мастеру правил. Введите имя нового правила в поле «Шаг 1», отметьте нужный вариант на шаге 2 и нажмите кнопку «Готово». Смотрите скриншот:

12. Нажмите OK в диалоговом окне Правила и предупреждения».

На данный момент вы создали правило для автоматического ответа на все электронные письма, отправленные от указанного отправителя. И с этого момента он будет автоматически отвечать указанному отправителю, когда получает его электронные письма.

Демонстрация: автоматический ответ определенному отправителю с помощью правила в Outlook

Совет: В этом видео вкладка Kutools добавляется Kutools for Outlook. Если вам это нужно, нажмите здесь, чтобы получить 60-дневную бесплатную пробную версию без ограничений!

Как настроить автоответ в Outlook с телефона iOS?

В Outlook для iOS выберите Параметры > Добавить учетную запись > Добавить учетную запись электронной почты. Введите адрес электронной почты. Нажмите кнопку «Добавить учетную запись». Если вы видите экран выбора поставщика услуг электронной почты, выберите либо Microsoft 365, либо Exchange, в зависимости от вашей организации.

Как настроить автоответ в Outlook на разных версиях

По мере разработки разработчики добавляют в менеджер информации новые возможности, поэтому возможности включения и настройки меняются. Инструкцию следует рассматривать для той версии программы, которая стоит на ПК.

2007

Несмотря на то, что с момента выхода этого приложения прошло уже 14 лет, оно до сих пор есть на компьютерах некоторых пользователей. С 2007 года интерфейс сильно изменился, поэтому прежде чем настраивать автоответчики в Outlook, стоит изучить функционал.

В самой первой версии менеджера эта версия называется «Заместитель», поэтому люди долго не могут ее найти. Чтобы включить его, перейдите на вкладку настроек сервиса и найдите соответствующую строку.

Достаточно переместить кружок на вторую строку, чтобы помощник начал работать. После этого появится пустая форма, если ее не заполнить, пользователи получат пустое письмо.

Обратите внимание на следующее! В этой версии правила обработки находятся в том же поле, прямо под пустым текстовым полем сообщения, поэтому вам не нужно переходить на другие вкладки для настройки параметров.

2010

Веб-интерфейс электронной почты с 2010 года сильно изменился, но доступ к меню также находится в левом углу. Чтобы включить автоответчик, вам нужно зайти на вкладку информации и нажать там третью кнопку автоответчика.

После этого появится меню для включения или отключения этой функции. Чтобы он начал работать, вам нужно установить флажок для отправки электронной почты другим пользователям. Если вам необходимо активировать автоответчик только в праздничные дни, следует сразу указать временные рамки. Для этого поставьте галочку напротив соответствующего пункта, а затем введите даты.

Если вы не настроите автоответчик в Outlook до сохранения настроек, то помощник будет автоматически отправлять его каждому пользователю, который пишет человеку. После этого вам предстоит придумать текст сообщения и указать его.

На этой же вкладке указывается, кто именно получит автоматический ответ. Есть отдельная вкладка для получения писем только от сотрудников компании.

Если людям за пределами компании также нужен ответ, скопируйте текст, затем нажмите на соответствующую вкладку и вставьте его туда. Дополнительные критерии и правила изложены в отдельной вкладке.

Инструменты автоответчика Outlook и надстройки

Вместо ручной настройки правила в Outlook используйте надстройку, такую ​​как Mail Responder для Outlook, или такие инструменты, как Email Responder (FreeBusy) или Auto Reply Manager. Эти инструменты позволяют отправлять только необходимые заочные ответы.

Чтобы централизованно поддерживать ответы об отсутствии на работе на сервере Exchange (включая шаблоны с полями, объединенными с Active Directory), попробуйте Symprex Out-of-Office Manager .

Оцените статью
Блог про Steam